Wraz z dynamicznym rozwojem inwestycji deweloperskich, a jeszcze wcześniej – z powszechnym uwłaszczaniem, wykupem i prywatyzacją lokali mieszkalnych, pojawiła się potrzeba nowych uregulowań prawnych w zakresie zarządzania tymi nieruchomościami. Oprócz realnego wpływu na majątek w postaci lokalu mieszkalnego, przed rzeszą nowych właścicieli stanął cały ogrom ważnych do podjęcia decyzji. Procesy te zapoczątkowane zostały jeszcze w poprzednim millennium, a rozwiązanie problemu nastąpiło w roku 1995, kiedy w życie weszły przepisy wprowadzające pojęcie wspólnoty mieszkaniowej. Obecnie w Polsce działa kilka milionów wspólnot mieszkaniowych, a ich liczba stale rośnie. Jak ćwierć wieku od powstania tego tworu, wygląda dziś zarządzanie wspólnotą mieszkaniową oraz jakie są wady i zalety funkcjonowania w jej strukturze? Wiedza w tym temacie z pewnością zainteresuje świeżo upieczonych i przyszłych członków tego szczególnego podmiotu prawnego.
Kiedy powstaje wspólnota mieszkaniowa i jakie są jej rodzaje?
Wspólnota mieszkaniowa powstaje automatycznie – w momencie wyodrębnienia oraz przeniesienia własności pierwszego lokalu w danym budynku. W praktyce dzieje się to z chwilą podpisania aktu notarialnego dotyczącego kupna lokalu od dewelopera. Członkostwo we wspólnocie mieszkaniowej także nabywa się samoczynnie – wraz z zakupem lokalu, nie ma więc konieczności składania żadnego dodatkowego oświadczenia woli w tej kwestii czy wypełniania deklaracji.
Jeśli dana wspólnota posiada nie więcej, niż 7 lokali mieszkalnych, mamy wówczas do czynienia z tzw. małą wspólnotą, którą reprezentuje ogół członków bądź powołany przez nich zarząd. W sytuacji, kiedy na wspólnotę mieszkaniową przypada co najmniej 8 lokali, zgodnie z ustawą z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali – Zebranie Członków musi powołać zarząd.
Zebranie Członków – najwyższa władza we wspólnocie mieszkaniowej
Najwyższą władzą w każdej wspólnocie mieszkaniowej jest Zebranie Członków, które ma najszersze kompetencje, włącznie z możliwością powoływania i odwoływania członków Zarządu. Decyzje na forum Zebrania Członków zapadają zwykła większością głosów, które są odzwierciedleniem posiadanych udziałów. Udziały powiązane są z wielkością powierzchni danego lokalu, wchodzącego w skład wspólnoty, a ich wartość wyraża stosunek metrażu lokalu użytkowego wraz z pomieszczeniami do niego przynależnymi – do łącznej powierzchni użytkowej będącej w zasobach wspólnoty (również z pomieszczeniami przynależnymi).
Zarząd wspólnoty a zarządzanie nieruchomością
Podstawowym zadaniem, jakie stoi przed wspólnotą mieszkaniową, jest działalność na rzecz właściwego gospodarowania majątkiem – gruntem, budynkiem wraz z infrastrukturą towarzyszącą oraz tzw. częścią wspólną (np. klatką schodową czy windą).
Aby usprawnić podejmowanie bieżących decyzji w zakresie gospodarowania majątkiem wspólnoty, Zebranie Członków powołuje Zarząd. Kadencja Zarządu może być bezterminowa lub na określony czas, zazwyczaj uregulowane jest to w statucie wspólnoty (nie jest to jednak dokument obligatoryjny).
Z różnych względów czynność zarządzania nieruchomością może zostać powierzona specjalistycznej firmie zewnętrznej na podstawie stosownej umowy (często w tej roli występuje np. spółdzielnia mieszkaniowa). Zarządzaniem nieruchomością należącą do wspólnoty może także zajmować się osoba fizyczna z odpowiednimi kwalifikacjami. Ogólnie rzecz ujmując, profesjonalne zarządzanie nieruchomością dotyczy aspektów związanych z administrowaniem budynkiem i infrastrukturą wspólną, prowadzeniem spraw finansowych oraz koordynacją działań technicznych (m. in. bieżące naprawy, remonty).
Wspólnota mieszkaniowa i sprawy finansowe
Bez względu na to czy zarządzaniem zajmuje się podmiot zewnętrzny, czy odbywa się to w ramach wewnętrznego rozdziału obowiązków wspólnoty, każdy właściciel zobowiązany jest do solidarnego ponoszenia kosztów utrzymania nieruchomości wspólnej.
Każdego roku, na podstawie dotychczasowych wydatków bądź szacunków, opracowywany jest plan gospodarczy dla wspólnoty, który jest podstawą do ustalenia zaliczek za utrzymanie nieruchomości.
Ostateczna wysokość zaliczek obejmuje m. in. takie elementy kosztów utrzymania części wspólnej, jak:
- zużycie energii elektrycznej i medium do ogrzewania,
- woda, m. in. do podlewania terenów zielonych,
- utrzymanie czystości na zewnątrz i wewnątrz budynku,
- naprawy, remonty, modernizacje,
- utrzymanie/konserwacja windy,
- pielęgnacja trawników, odśnieżanie traktów komunikacyjnych,
- fundusz remontowy na przyszłe inwestycje,
- ubezpieczenie,
- ochrona terenu, w tym np. monitoring,
- wynagrodzenia zarządcy (stawka za zarządzenie nieruchomością, to z reguły dodatkowe kilkadziesiąt groszy/m2) i ewentualnie członków zarządu.
Zaliczki te należy wnosić do 10. dnia każdego miesiąca za dany miesiąc. Zaliczki odpowiadają wielkości posiadanych udziałów, czyli w praktyce stawka za utrzymanie nieruchomości, mnożona jest przez ilość m2 powierzchni użytkowej, jaka jest w posiadaniu każdego z właścicieli. Stawki za utrzymanie nieruchomości są bardzo różne i zależą od wielu czynników, m. in. wielkości części wspólnej, standardu infrastruktury, funkcjonujących technologii i instalacji dodatkowych na terenie wspólnoty itd.